Gizlilik Sözleşmesi
Gizlilik PolitikasıKİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞVeri sorumlusu olarak THE EFFE COLLECTION TEKSTİL TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Bundan sonra THE EFFE olarak geçecektir.) için müşterileri, çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması Şirketimizin en önemli öncelikleri arasında bulunmaktadır. İşbu Politika ve THE EFFE bünyesindeki diğer yazılı politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye, Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için THE EFFE tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Bu politikada kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için THE EFFE ’nin benimsediği ve aşağıda belirtilen temel ilkeler açıklanacaktır:
• Kişisel verilerin rıza kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
• Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
• Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
• Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli altyapıyı oluşturma,
• Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alma,
• Kişisel verilerin işleme amaçlarının tespit ve uygulamasında, üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve koruma hususlarının özel olarak düzenlenmesi.
2. POLİTİKANIN AMACI
Bu Politika’nın temel amacı, THE EFFE tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda müşterilerimizi, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, ziyaretçilerimizi, bayi ve yetkili servis aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizi, işbirliği içinde olduğumuz kurumların hissedar ve çalışanlarını ve üçüncü kişileri bilgilendirerek şeffaflık sağlamaktır.
3. POLİTİKANIN KAPSAMI
Bu Politika; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, bayi ve yetkili servis aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri
sahipleri gruplarına ilişkin işbu Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi (örn. Ziyaretçimiz de olan Aktif müşterilerimiz
gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örn. Yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.
4. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ
EFFE tarafından düzenlenen bu Politika 31 Aralık 2019tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika, THE EFFE ’nin internet sitesinde (www.theeffe.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
THE EFFE ; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
5.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Tedbirler
THE EFFE , kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
5.1.1. Teknik Tedbirler
THE EFFE tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
• THE EFFE bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
• Teknik konularda departmanlar kurulmuş olup bu konuda bilgili personel istihdam edilmektedir.
5.1.2. İdari Tedbirler
THE EFFE tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:
• THE EFFE çalışanları, bayi ve yetkili servis çalışanları kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• THE EFFE ’ın yürütmekte olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetleri; detaylı olarak tüm iş birimlerinin analiz edilmesi suretiyle oluşturulmuş kişisel veri envanteri ve eklerine uygun olarak yürütülmektedir.
• THE EFFE bünyesindeki ilgili bölümlerin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’nın aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan yükümlülükler, THE EFFE tarafından yazılı politika ve prosedürlere bağlanmış olup her bir iş birimi bu konu ile ilgili bilgilendirilmiş ve yürütmekte olduğu faaliyet özelinde dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir.
• THE EFFE bünyesindeki bölümlerin kişisel veri güvenliği ile ilgili denetim ve yönetimi, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi tarafından organize edilmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politika, prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
• THE EFFE ile çalışanlar arasındaki hizmet sözleşmeleri ve ilgili belgelere, kişisel veriler ile ilgili bilgilendirme ve veri güvenliğini içerir kayıtlar konulmakta ve ek protokoller yapılmaktadır. Bu konuda çalışanlar için gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapılmıştır.
5.1.3. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
THE EFFE , kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz kişiler tarafından açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını, THE EFFE sistemleri nezdinde veri sızıntıları olmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için; korunacak verinin sınıfı, niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
5.1.4. Teknik Tedbirler
THE EFFE tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
• Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• THE EFFE bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.
• THE EFFE içi işleyiş gereğince alınan teknik önlemler ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm
üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri, veri açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalar da dahil olmak üzere tüm bilgi sistemleri, güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
5.1.5. İdari Tedbirler
• Çalışanlar, bayi ve yetkili servislerde özellikle kişisel veri işleyen ilgili kullanıcılar ve tüm personel, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak idari tedbirler konusunda eğitilmektedir.
• THE EFFE bünyesindeki her bir bölüm özelinde, kişisel veri işleme süreçleri dikkate alınarak hukuki uyum, şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri uygulanmaktadır.
• THE EFFE ile çalışanlar arasında imzalanan sözleşmelerde hukuka uygun kişisel veri işleme faaliyetinin kapsamı anlatılmakta ve bu hususlara uygun davranılacağına dair taahhütler bulunmaktadır.
• THE EFFE tarafından, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşme yapılmaktadır.
5.2. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
THE EFFE bünyesinde Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi bulunmaktadır. Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi, veri sorumlusu olan THE EFFE adına, Kanunun 12. maddesinden kaynaklanan görevi gereği, kendi kurum veya kuruluşunda Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar Bilgi Güvenliği Yönetim Temsilcisi’ne bildirilmekte ve Bilgi Güvenliği Yönetim Temsilcisi, bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri aldırmaktadır. THE EFFE tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşmeler yapılmaktadır.
6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ
THE EFFE , KVK Kanunun 13. maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. THE EFFE bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur.
Kişisel veri sahiplerinin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından THE EFFE ’a daha önce bildirilen ve THE EFFE ’ın
sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla THE EFFE ’a kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda THE EFFE , talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır. Bu hususta detaylı açıklama aşağıda, bu politikanın 20. maddesinde yapılmıştır.
Kişisel veri sahipleri, bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.
7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
THE EFFE tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, THE EFFE tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve THE EFFE bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
Bu kapsamda, THE EFFE bünyesinde verilen iş yeri hekimliği hizmeti sebebiyle çalışanların sağlık verileri işlenmekte olup bu özel nitelikli kişisel verilere erişebilen personele gerekli eğitimler verilmekte, bu personelin erişim yetkisi kapsam ve süreleri belirlenmekte ve periyodik olarak denetimler yapılmakta ve gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır. İlgili personelin işten ayrılması durumunda erişim yetkisi derhal kaldırılmaktadır.
Çalışanların sağlık dosyalarında fiziki olarak saklanan kişisel sağlık verilerinin bulunduğu fiziki dosyalar kilitli ve sadece revir personelinin erişebildiği alanlarda saklanmaktadır. Çalışanların sağlık verilerine revir personeli dışında hiçbir birim erişememektedir.
8. THE EFFE ÇALIŞANLARININ, BAYİ VE YETKİLİ SERVİS ÇALIŞANLARININ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ
THE EFFE , kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, bayi ve yetkili servislerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
THE EFFE , Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve
ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. THE EFFE , kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. THE EFFE , müşterilerine, çalışanlarına, bayi ve yetkili servis çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi), iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası adres bilgisi, IP adresi), her türlü ürüne ilişkin kullanım alışkanlığı, ürün üzerindeki tercih, zevk ve kullanıcı alışkanlıkları, meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi, aile bireyleri verisi, sağlık verisi gibi kişisel verileri işlenmekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel veri sahiplerinin THE EFFE mal ve hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile araçlarda veri özellikli teknolojik gelişim ve yenilik sağlanması, müşterileri için “en iyi hizmet en iyi ürün” prensibi ile hizmet sağlanabilmesi ve bu hizmetlerin sonucu olarak pazarlama, promosyon ve yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.
THE EFFE , KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak veri sahiplerini aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda veri sahiplerinden rızalarını talep etmekte, bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.
9.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
THE EFFE , kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca THE EFFE veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.
9.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, THE EFFE açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında THE EFFE ’ın aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple THE EFFE tarafından veri sahibi olan ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır.
9.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
THE EFFE , meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. THE EFFE , yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.
9.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
THE EFFE , kişisel verileri, iştigal konusu ile ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple THE EFFE , kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.
9.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
THE EFFE , kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda; THE EFFE öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve THE EFFE şirketler topluğunun yayınladığı Küresel Saklama Politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. THE EFFE kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
10. THE EFFE BAYİLERİ VE YETKİLİ SERVİSLERİ TARAFINDAN TOPLANAN VERİLERİN THE EFFE TARAFINDAN İŞLENMESİ
THE EFFE faaliyetleri kapsamında Bayi ve Yetkili Servisler ile sözleşme ilişkisi içine girmekte ve ürün satışı ve satış sonrası yetkili servis hizmetlerini bu kişiler aracılığıyla yürütmektedir. Bu kapsamda THE EFFE müşterilerinin önemli bir kısmının kişisel verileri, Bayi ve Yetkili Servisler aracılığıyla veri sahibi gerçek kişilerden aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilerek ve rıza alınarak temin edilmekte ve THE EFFE ’a aktarılmaktadır. İşin yürütülebilmesi amacıyla bu veriler hem THE EFFE hem de Bayi ve Yetkili Servisler tarafından işlenebilmektedir. THE EFFE ile Bayi ve Yetkili Servisler arasındaki kişisel veri paylaşımına dair ilişki KVK Kanunu kapsamında veri işleyenden veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı şeklinde gerçekleşmesi durumunda, ilgili Bayi veya Yetkili Servis, ilgili kişinin kişisel verisini toplama aşamasında, kişiyi, bu kişisel verilerin THE EFFE ’a gönderilebileceği konusunda aydınlatır. THE EFFE , kendi adına kişisel veri toplanması hallerini değerlendirerek bu hususta Bayi ve Yetkili Servisleri bilgilendirir, gerekli eğitimleri verir ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen KVKK doğrultusunda hazırlanmış sözleşmelerin imzalanmasını sağlar.
11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
THE EFFE ; KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda THE EFFE , veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar konusunda veri sahibinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Bayi ve Yetkili Servislerde müşterilerin kolayca görebilecekleri alanlara Aydınlatma Metinleri yerleştirilmiştir. THE EFFE web sitelerinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.
12. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
THE EFFE , hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel
verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. THE EFFE tarafından, KVK Kurulu'nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• THE EFFE ’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, THE EFFE ’ın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
13. THE EFFE KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN
SINIFLANDIRILMASI
THE EFFE nezdinde, THE EFFE ’ın meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahiplerine (Bayilere ve Yetkili Servislere gelen müşteriler, müşteriler, çalışanlar, ziyaretçiler, üçüncü kişiler, çalışan adayları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.
THE EFFE , Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda THE EFFE kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.
KİŞİSEL VERİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
KATEGORİZASYONU
İletişim Verisi Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon,
adres, e- posta, Fax numarası, Ip adresi).
Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad
Kimlik Verisi soyad, TCKN, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi,
cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi, vergi no, sgkno,
uyruk verisi, evlilik cüzdanı fotokopisi/taraması, çalışan
kartı).
Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan
Sağlık Verisi grubu, medikal geçmiş, check-up sonucu, konsültasyon
raporu, diyet formu).
Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur
Görsel/İşitsel Veri (Fotoğraf, ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik
fotokopisi/taraması, pasaport fotokopisi/taraması).
Dijital İz Verisi Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin
bulunduğu veri grubudur (Log).
Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka
Finansal Veri hesap no, ibanno, kart bilgisi, banka adı, finansal profil, mail
order formu, kredi notu).
Biyometrik/GenetikVeri Kişiye ait biyometrik/genetik verilerin bulunduğu veri
grubudur (Parmak izi, genetik bilgi, damar izi).
Mesleki Veriler Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur
(Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası sicili).
Eğitim Verisi Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur
(Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması).
Kişinin sahip olduğu mal varlıklarının bulunduğu veri
Mal Varlığı Verisi grubudur (Tapu fotokopisi/taraması, araç ruhsatı
fotokopisi/taraması).
Kişinin seyahatlerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur
Seyahat Verisi (Uçuş bilgisi, uçuş kartı, tur rotası, mil kart no, konaklama
verisi).
Şirket Verisi Şahıs şirketi verileridir (Şirket adresi).
Irk/Din Bilgisi Kişinin kökeni ve inancına ait verilerin bulunduğu veri
grubudur (Irk/din bilgisi).
Dernek üyelik bilgileri Kişinin üye ve ilgili olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu
veri grubudur (Tüm dernek üyelikleri).
İmza Verisi Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Islak
imza, e- imza , imza fotokopisi/taraması).
Vize/Pasaport Verisi Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur
(Vize bilgisi, pasaport fotokopisi/taraması).
Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin
Kılık Kıyafet Verisi bulunduğu veri grubudur (Kılık Kıyafet satın alma geçmişi,
giydiği ayırt edici kıyafetler).
Yaptırım Verisi Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur
(Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil Kaydı, Disiplin Kaydı).
THE EFFE , veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan veri türlerini esas alarak oluşturduğu THE EFFE Kişisel Veri Envanteri’nde; yukarıda gösterilen tabloda gösterildiği üzere ve yanı sıra; Veri Saklama ve İmha Standardı ve Veri Sınıflandırması ve Koruması Standardı doğrultusunda veri sınıflandırmalarını tamamlamış ve Veri Süre Cetvelinde saklama sürelerini, gerekçeleriyle tespit etmiştir.
14. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
THE EFFE , KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaç ve koşullar şunlardır:
• Ürün satışı,
• Satış sonrası hizmetlerinin ifası,
• Toptan ürün satışı,
• Bayilik sözleşmelerinin gereklerinin yerine getirilmesi,
• Mail order ve virman talimatı da dâhil olmak üzere tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Müşterilere; ürün-hizmet tanıtımı, bilgilendirme, kişiye özel reklam, kampanya ve diğer faydaların sunulması, sadakat programları çerçevesinde ticari elektronik iletilerin gönderilmesi, anket ve tele-satış uygulamaları, istatistikî analizler vasıtasıyla çeşitli avantajlar sağlanması,
• Satış sonrası hizmetler yerine getirilebilmesi,
• Satış sonrası müşteri taleplerinin takibi amacı ile değerlendirme yapılması,
• Hizmet kalitesini geliştirici çalışmalar yapılması ve daha iyi hizmet sunulması,
• Hizmetlerimiz karşılığı fatura tanzimi,
• Dış kaynaklardan hizmet alımı yapılması,
• Kendi uzmanlık alanına girmeyen konularda hizmet alınabilmesi ve teknoloji hizmeti alınması maksadıyla konusunda uzman kuruluşların faydalarının müşterilere sunulması,
• Kimlik teyidi,
• Soru ve şikâyetlere cevap verilmesi,
• Veri güvenliği kapsamında gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması,
• İlgili iş ortakları ve sair üçüncü kişilerle sunulan ürün ve hizmetlerle ilgili finansal mutabakat sağlanması,
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini,
• İlgili mevzuat gereği saklanması gereken verilere ilişkin bilgilerin muhafaza
edilmesi,
• Bilgilerinin tutarlılığına ilişkin denetimin sağlanması,
• Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi,
• Çalışanlar bakımından; özlük dosyasının oluşturulması, işin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığının tespiti, özel sağlık sigortası yapılması, sağlık dosyası oluşturulması, iş güvenliği önlemlerinin alınması,
• Faaliyet alanı kapsamında yapılan, yarışma, organizasyon, çalışma ve diğer etkinliklerde elde edilen THE EFFE ve Bayi çalışanlarına ait görsel ve işitsel verilerin, işin geliştirilmesi ve paylaşılması amacına yönelik olarak kapalı devre sistemlerde yayınlanması,
• Bayi zincirinde THE EFFE işleyiş ve politikaları ile Bayi işleyiş ve politikalarının uyumlu hale getirilmesi,
• İnternet sitesi veya sosyal medya kanalları ile alınan verilerin 3. kişi ajanslar vasıtası ile pazarlama amacıyla kullanılması,
• THE EFFE ürünlerinin kullanımındaki gelişimin pazarlama faaliyetlerinde kullanılması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Bayi ve Yetkili Servis şirketlerinin personel temin süreçlerine destek olunması,
• THE EFFE finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,
• THE EFFE hukuk işlerinin icrası/takibi,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.
15. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
THE EFFE , ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel veriler THE EFFE ’ın o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, THE EFFE ’ın uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca THE EFFE tarafından oluşturulmuş ilgili politika uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve THE EFFE ’ın belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler yalnızca olası hukuki
uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda THE EFFE ’a yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
16. THE EFFE TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
THE EFFE , KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.
THE EFFE , KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan paydaş kategorilerine aktarılabilir:
• THE EFFE iş ortaklarına,
• Banka ve sigorta şirketleri,
• Seyehatacentaları,
• Çalışanlara sağlık hizmeti sağlanan kurum ve kuruluşlar,
• Oteller,
• Eğitim firmaları,
• THE EFFE bayilerine ve yetkili servislerine,
• THE EFFE tedarikçilerine,
• THE EFFE şirket yetkililerine,
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir:
Veri Aktarımı
Yapılabilecek Tanımı Veri Aktarım Amacı
Kişiler
THE EFFE ’ın ticari faaliyetlerini
yürütürken muhtelif projeler İş ortaklığının kurulma amaçlarının
İş Ortağı yürütmek, hizmet almak gibi yerine getirilmesini temin etmek
amaçlarla iş ortaklığı kurduğu amacıyla sınırlı olarak
Bayi, Yetkili Servis gibi tarafları aktarılmaktadır.
tanımlamaktadır.
THE EFFE ’ın ticari faaliyetlerini THE EFFE ’ın tedarikçiden dış kaynaklı
olarak temin ettiği ve THE EFFE ’ın
yürütürken THE EFFE ’ın emir ve
ticari faaliyetlerini yerine getirmek için
Tedarikçi talimatlarına uygun, sözleşme
gerekli hizmetlerin THE EFFE ’ın
temelli olarak THE EFFE ’a hizmet
sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı
sunan tarafları tanımlamaktadır.
olarak aktarılmaktadır.
Yetkili Kamu Mevzuat hükümlerine göre Kamu kurum ve kuruluşlarının talep
THE EFFE ’dan bilgi ve belge ettiği ve hukuki dayanak sundukları
Kurum ve
almaya yetkili kamu kurum ve durumlarda amaçla sınırlı olarak
Kuruluşları
kuruluşları tanımlamaktadır. aktarılmaktadır.
17. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
17.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.
İşlenme Şartları Kapsamı Örnek
Vergi Mevzuatı, İş Mevzuatı,Ticaret Çalışana ait özlük bilgilerinin
Kanun Hükmü mevzuat gereği tutulması
Mevzuatı vb.
gerekir.
Teslimat yapılması için
Sözleşmenin İfası İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma şirketin
Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb. adres bilgilerinin
kaydedilmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza Bilinci kapalı kişinin iletişim
Fiili İmkânsızlık veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü veya adres bilgisi. Kaçırılan
olmayan kişi. bir kişinin konum bilgisi.
Bankacılık, Enerji, Sermaye
Veri Sorumlusunun Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Piyasaları gibi alanlara özel
Hukuki Sorumluluğu Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum. denetimlerde bilgi paylaşımı
yapılması.
İlgili kişinin kendisine ait bilgileri Kişinin, acil durumlarda
Aleniyet Kazandırma ulaşılması için iletişim
umumun bilgisine sunması.
bilgisini ilan etmesi.
Hakkın Tesisi, Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü İşten ayrılan bir çalışana ait
Korunması, tapu işlemi vb. işlerde kullanılması gerekli bilgilerin dava zaman
Kullanılması zorunlu veriler. aşımı boyunca saklanması.
Veri sahibinin temel haklarına zarar Çalışan bağlılığını artıran ödül
gelmemek kaydıyla, veri sorumlusunun
Meşru Menfaat ve primler uygulanması
meşru menfaati için zorunlu olması amacıyla veri işlenmesi.
halinde veri işlenebilir.
18. THE EFFE FABRİKA BİNASI GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ
THE EFFE tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, THE EFFE binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle THE EFFE tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.
THE EFFE , güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. THE EFFE tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
18.1. THE EFFE Binasında, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi
THE EFFE tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, THE EFFE binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak THE EFFE binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da THE EFFE nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.
18.2. THE EFFE Tesislerinde Ziyaretçilere Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması
THE EFFE tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, bina ve tesisler içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta, bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya
THE EFFE içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
19. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kurul tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde THE EFFE ’ın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. THE EFFE bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca THE EFFE tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına göre takvim oluşturulmuştur.
20. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI
THE EFFE , KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve THE EFFE , kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
20.1. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması
20.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
20.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
a. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
b. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
c. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
d. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli
olması,
b. Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
20.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri bu Politika’da belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak THE EFFE ’a ücretsiz olarak iletebileceklerdir.
• www.THE EFFE .com adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile
Kazım Karabekir CaddesiÖzer İş Hanı No: 31 / 80 Altındağ/Ankara adresine iletilmesi veya şahsen başvuru,
• www.THE EFFE .com adresinde bulunan formun doldurulması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formunbilgi@THE EFFE .comadresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından THE EFFE ’a daha önce bildirilen ve THE EFFE ’ın sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla
bilgi@THE EFFE .comadresinebaşvuru yapılması.
Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;
a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu,
bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak THE EFFE ’a iletilmesi gerekmektedir.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletnamebulunmalıdır.
21. THE EFFE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’NIN DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ
THE EFFE , işbu belge ile ortaya koyulan esasları, THE EFFE bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin politikalar ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt prosedürleri temel alarak oluşturmuştur.
22. THE EFFE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU
THE EFFE tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası'nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.
THE EFFE bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi”, Şirket üst yönetiminin kararı ile görevlendirilmiştir.
Bu Komite’nin kişisel verilerin korunması ile ilgili görevleri aşağıda belirtilmektedir:
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve üst yönetiminin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanmasının ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunulması ve koordinasyonun sağlanması hususlarını üst yönetimin onayına sunmak,
• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve üst yönetimin onayına sunmak, uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda THE EFFE içerisinde ve THE EFFE ’ın işbirliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak,
• THE EFFE ’ın kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, kişisel veri sahiplerinin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilendirilmelerinin sağlanması yönünde eğitimler düzenlenmesini sağlamak,
• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek, bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak THE EFFE içinde yapılması gerekenler konusundaki önerilerini almak,
• KVK Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yürütmek,
• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
VİZYON REKLAM AJANSI BEKİR SAVAŞ(Veri Sorumlusu)
EK-1 TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.
Çalışan Adayı: THE EFFE ’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini açmış olan gerçek kişiler.
İşbirliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: THE EFFE ’ın her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.
İş Ortağı: THE EFFE ’ın ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteri, personel, bayi çalışanı vb.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad,
TCKNo, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Tedarikçi: THE EFFE ’ın ticari faaliyetlerini yürütürken THE EFFE ’ın emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak THE EFFE ’a hizmet sunan taraflar.
Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler. Örneğin,aile bireyleri, eski çalışanlar, vb.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, bayiler, yetkili servisler, vb.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu politika kapsamında THE EFFE Tekstil Sanayi ve Ticaret A.Ş., veri sorumlusudur.
Verilerin Silinmesi: Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.
Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verinin birdaha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.
Ziyaretçi: THE EFFE ’ın sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.